Guarda de Notas Fiscais eletrônicas (XML) agora é de 11 anos
O Ajuste SINIEF nº 2/2025 amplia para 132 meses o prazo de guarda de documentos fiscais eletrônicos. Portanto, a mudança impacta diretamente a gestão tributária, logística e operacional das empresas brasileiras.
Contexto da mudança
A legislação tributária sempre atribuiu ao contribuinte a responsabilidade pela guarda das Notas Fiscais eletrônicas (arquivos XML). Emitentes e destinatários precisam manter esses arquivos pelo prazo legal, que historicamente acompanhava a regra de decadência e prescrição de cinco anos.
No entanto, esse cenário mudou em abril de 2025, com a publicação do Ajuste SINIEF nº 2/2025, que ampliou a guarda mínima para 132 meses (11 anos). A regra passou a vigorar em 1º de maio de 2025 e, assim, amplia o horizonte de exposição das empresas em fiscalizações.
Em São Paulo, o novo prazo coincide com outra transformação: o fim do SAT-CF-e, estabelecido pela Portaria SRE nº 79/2024. A partir de então, em 1º de janeiro de 2026, o varejo paulista deverá emitir exclusivamente a NFC-e (modelo 65), regulamentada pela Portaria SRE nº 40/2024, que já reforça o dever de guarda dos arquivos digitais pelo prazo legal.
Dores e riscos que se intensificam
- Descontinuidade de sistemas
Empresas que trocam de ERP ou fornecedores de tecnologia frequentemente perdem acesso aos XMLs antigos. - Armazenamento frágil
Backups em servidores locais, HDs externos ou nuvens sem política de retenção de longo prazo não garantem integridade por 11 anos. - Volume crescente
Grandes companhias lidam com milhões de documentos por ano. Assim, em onze anos, o acúmulo chega a dezenas de milhões de XMLs, que precisam estar íntegros e organizados, para que auditorias, fiscalizações ou processos de recuperação de créditos tributários. - Dependência de terceiros
Transportadoras, varejistas e indústrias dependem de parceiros para recuperar XMLs. Quando esse parceiro deixa de existir ou não oferece suporte retroativo, o risco se materializa.
A dificuldade da recuperação
Recuperar XMLs antigos é possível, mas raramente simples. O processo exige chaves de acesso, certificados digitais válidos e integração com diferentes portais autorizadores. Em casos críticos, pode significar reconstruir bases inteiras de documentos.
O verdadeiro desafio não é apenas guardar, mas também garantir que, em 2036, seja possível recuperar com segurança uma Nota Fiscal emitida em 2025.
Quadro comparativo — Antes x Depois da nova regra
Conclusão
O Ajuste SINIEF nº 2/2025, somado às mudanças em São Paulo com a substituição do SAT pela NFC-e, reforça uma realidade: a gestão de documentos fiscais eletrônicos exige políticas de longo prazo.
Portanto, não se trata apenas de cumprir uma obrigação legal. Guardar e recuperar XMLs com segurança significa também preservar a memória fiscal da empresa, reduzir riscos jurídicos e garantir resiliência operacional em um país onde a complexidade tributária já é, por si só, um desafio diário.
Empresas que se anteciparem e adotarem políticas de guarda de 11 anos estarão mais preparadas para enfrentar fiscalizações e imprevistos tecnológicos.