O prazo fiscal dobrou: evite multas com a nova regra de 11 anos de guarda de SAT. Primeiramente, o Ajuste SINIEF nº 2/2025 ampliou o prazo de guarda do CF-e SAT para 132 meses. Nesse contexto, entenda os riscos para quem ainda mantém apenas pelo prazo antigo e como garantir conformidade.
Recentemente, a burocracia no Brasil acaba de subir um novo degrau. Com a publicação do Ajuste SINIEF nº 2/2025, em vigor desde 1º de maio de 2025, o prazo legal de armazenamento dos cupons fiscais eletrônicos SAT (CF-e-SAT) passou de 5 para 11 anos (132 meses).
A mudança atinge diretamente o setor varejista. No entanto, de fato, apesar de parecer uma simples extensão de tempo, a verdade é que empresas que não se adaptarem estão expostas a riscos jurídicos e fiscais reais.
A esse respeito, o que diz o Ajuste SINIEF nº 2/2025?
As empresas devem armazenar todos os Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e), incluindo o SAT CF-e, NFe, NFC-e, CT-e e MDF-e, por no mínimo 132 meses. Isso se aplica tanto ao emissor quanto ao destinatário dos documentos.
Ou seja, esse novo prazo substitui o padrão anterior de 5 anos que muitas empresas ainda seguem — baseadas na Lei nº 5.172/66 (Código Tributário Nacional) combinada com os prazos de prescrição e decadência fiscal.
- Importante: O prazo vale independente de onde os XMLs estão armazenados: servidores próprios, sistemas de ERP ou nuvem. Além disso, a responsabilidade é da empresa — e o Fisco parte do pressuposto de que todos os documentos devem estar imediatamente disponíveis.
Por que essa mudança para nova guarda de 11 anos para SAT é um risco real?
Apesar da nova exigência, muitas empresas ainda acreditam que, ao emitir o SAT e transmiti-lo ao sistema da SEFAZ, o trabalho está concluído. Entretanto, essa é só a primeira etapa.
O risco nasce da seguinte ilusão fiscal: “Se transmiti, então está guardado.”
Na realidade, mas na prática:
- SATs transmitidos podem ter sido perdidos no backup;
- XMLs não são salvos no ERP por padrão;
- Trocas de sistemas ou provedores de DFe frequentemente resultam em lacunas documentais;
E o Fisco não perdoa ausência de XML válido.
Quais são os riscos de não cumprir o novo prazo?
Diante disso, a ausência dos arquivos XML dos cupons SAT pode gerar:
- Multas por descumprimento da obrigação acessória
- Impossibilidade de contestar autuações fiscais (sem o XML, não há defesa);
- Perda de benefícios ou regimes especiais;
- Glosa de créditos tributários em casos de revisão fiscal.
Dessa forma, manter os documentos fiscais armazenados corretamente não é mais uma escolha — é um requisito obrigatório de compliance.
Conclusão: o risco é silencioso — e crescente — evite multas com a nova regra de 11 anos de guarda de SAT
Portanto, desde 1º de maio de 2025, qualquer empresa que ainda guarda cupons fiscais SAT por apenas 5 anos está fora da lei. E o pior: esse problema só é descoberto quando o Fisco bate à porta. Quando isso acontece, já é tarde demais para buscar os XMLs perdidos.
O prazo fiscal dobrou: evite multas com a nova regra de 11 anos de guarda de SAT, não espere a penalidade chegar. Por isso, adapte-se agora.
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