Erros ocultos: o que esse potencial problema pode significar para a sua empresa?

Não há como negar que qualquer passivo acaba impactando diretamente a saúde financeira do seu negócio. Afinal, seja dificultando a compra de insumos, travando o fluxo de caixa ou, até mesmo, criando irregularidades mais sérias com as autoridades, os gastos não só atrapalham seu crescimento no futuro, como também ameaçam seu funcionamento no presente.

Por isso, é essencial que você – junto com a sua assessoria contábil – esteja atento para evitar ainda mais gastos.

Continue lendo este blog para entender melhor como alguns erros e passivos ocultos podem estar atrapalhando o desempenho do seu negócio!

O que são os erros ocultos?

Basicamente, erros ocultos referem-se a erros causados involuntariamente, que prejudicam a escrituração e/ou as demonstrações contábeis da empresa. Ou seja, são irregularidades que não estão visíveis nos relatórios contábeis, decorrentes de atos culposos (cometidos de forma não intencional), mas que podem gerar no futuro obrigações financeiras que não foram previstas pela empresa.

Diferente da fraude, os erros ocultos são denominados culposos por serem causados involuntariamente em decorrência da falta de atenção, interpretação equivocada ou falta de conhecimento adequado, e podem ser classificados por:

  • Negligência – quando o agente do erro deixa de aplicar uma norma vigente ou um procedimento prescrito que, por conta do cargo que exerce, deveria ter prévio conhecimento. 
  • Imprudência – quando o agente do erro aplica, de forma equivocada, uma norma vigente ou um procedimento prescrito que são de seu prévio conhecimento. 
  • Imperícia – quando o agente do erro sabe como deveria ser aplicada a norma vigente ou o procedimento prescrito, mas o faz de forma incompetente, ou seja, não dispõe de competência pessoal e/ou profissional para a execução de tal tarefa.

Tanto a fraude como o erro oculto são atos que contrariam, camuflam ou escondem a verdade. Dessa forma, dizemos que o erro não se presume, portanto, quando alegado, deve ser provado que não foi causado de forma intencional. 

Como os erros ocultos acontecem e quais os potenciais problemas para o seu negócio?

Os erros ocultos podem ocorrer, por exemplo, quando uma pessoa não foi suficientemente bem treinada e fica responsável pela emissão de documentos fiscais. Assim, acaba emitindo documentos com erros, que poderão ser detectados pela autoridade fazendária, fazendo com que a empresa possa ser autuada pelas inconsistências nas obrigações acessórias, o que pode gerar graves prejuízos para a organização.

De forma simplificada, as “obrigações acessórias” são os registros, documentos e relatórios que a empresa deve enviar para àa Fazenda contendo todas as suas operações fiscais praticadas.

A legislação determina o envio obrigatório de dezenas de obrigações acessórias, sendo que algumas delas podem ser bem complexas como: SPED EFD Contribuições, que detalha a escrituração do PIS e da COFINS, como base de cálculo, alíquotas e créditos gerados; SPED EFD ICMS/IPI, que contém os registros de apuração do ICMS e do IPI; e SPED ECF, que é utilizada para o cálculo do imposto de renda, entre outras informações.

Assim, quando a Fazenda identifica algum problemas em alguma dessas obrigações acessórias, ela pode solicitar esclarecimentos, determinar sua correção ou, até mesmo, aplicar as penalidades previstas em lei.

Uma vez constatado o erro, o perito fica responsável por investigar os fatos que lhe deram causa, para certificar-se que se trata de um erro involuntário, e não de uma fraude com a intenção de iludir as autoridades.

As multas previstas na legislação tributária para o caso de problemas nas entregas das obrigações acessórias são muito altas, uma vez que a autuação por apresentação com incorreções, omissões ou incompletas pode implicar, por exemplo, em multa de 3% sobre o valor das transações comerciais. 

Ou seja, para cada uma das obrigações acessórias a empresa poderá ser multada, neste exemplo, em 3% do valor da transação, apenas porque apresentou informações equivocadas, sem indício de sonegação. 

Se fizermos os cálculos, vamos perceber que, no fim do mês, a conta por pequenos erros “inocentes” fica bem cara para a empresa. 

Dica extra: esteja atento também aos passivos ocultos

Além de erros contábeis ocultos, é de extrema importância que a empresa leve em conta também a análise dos passivos ocultos, que são erros ou falhas cometidos pela empresa, que mesmo não sendo claramente documentados ou registrado aparecendo no balanço podem gerar despesas não previstas ou indesejadas.

Os passivos ocultos podem ser classificados como:

  • Passivos operacionais – operações que acontecem dentro da empresa e não são registradas pela contabilidade, mesmo que tenham gerado despesas e perdas não previstas. 

Confira alguns exemplos:

  • Manutenção de máquinas;
  • Falta de treinamento dos funcionários, que pode ocasionar erros não intencionais em processos administrativos;
  • Má gestão do estoque, que acarreta perda de vendas e impacta o faturamento da empresa;
  • Falta de boas práticas de segurança e saúde para evitar afastamentos não previstos de funcionários, queda na produtividade e gastos com indenizações;
  • Gestão de contratos e pagamentos.
  • Passivos de consumo – referem-se aos gastos relacionados ao consumo de recursos pela empresa acima do necessário e/ou do previsto. 

Alguns exemplos são: 

  • Má gestão do estoque, com a compra de mercadorias acima da demanda de mercado;
  • Processos produtivos não otimizados, que causam desperdícios de materiais, como por exemplo, na manipulação de produtos e embalagens.
  • Passivos Ambientais – quando os processos produtivos da empresa afetam o meio ambiente e/ou a sociedade, como poluição sonora, resíduos, entre outros fatores. É fundamental que sejam previstos riscos e custos relacionados ao meio ambiente, como tratamento de resíduos, por exemplo, para evitar encargos financeiros futuros com multas e indenizações.
  • Passivos éticos – ou seja, a forma como a empresa se posiciona no mercado, como comprometimento com a segurança e qualidade dos produtos, relacionamentos com clientes e fornecedores, honestidade, responsabilidade social, entre outros fatores que impactam a imagem da marca e da empresa. A perda de credibilidade e má reputação podem gerar perdas de vendas e negócios, além do aumento de despesas operacionais e de marketing com o intuito de reverter sua imagem no mercado.
  • Passivos Trabalhistas – irregularidades e procedimentos que acarretam encargos financeiros não previstos em decorrência de ações judiciais. Por vezes, práticas como permitir que o empregado trabalhe durante suas férias, mesmo que pago por isso, poderão gerar no futuro uma ação trabalhista com consequências desastrosas para a empresa. Na mesma linha, pagamentos extras na folha, ofensas à moral do empregado, assédio sexual, xingamentos e telefonemas fora de hora são situações que acarretam encargos financeiros indesejados para a empresa.

Diferente dos erros contábeis ocultos, os passivos ocultos são ocasionados por atitudes como as descritas acima, e dificilmente serão identificados por auditores. Por isso, toda vez que ocorrerem, a empresa estará diante da possibilidade de um passivo desconhecido, indesejado, e para o qual não havia previsão orçamentária.

Como prevenir?

A contratação de uma assessoria contábil competente é fundamental para a prevenção de erros e passivos ocultos, já que têm por missão atender a todas as demandas contábeis exigidas por lei. 

Além disso, como toda movimentação existente em uma empresa é registrada pela contabilidade que, por sua vez, resume os fatos em formato de relatórios e os entrega aos interessados em saber como está fluindo a situação atual da organização, fica muito mais fácil de basear decisões estratégicas conforme os dados entregues nos relatórios. 

Para saber contar com um auxílio profissional e evitar erros e passivos ocultos, entre em contato com a MasterTax!

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